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Preguntas frecuentes

¿Qué es un ERP?

Un Software de gestión integrada compuesto de diferentes módulos interconectados entre sí, que cubre, o debe cubrir, todos los procesos operativos de una empresa, integrando varias funciones de gestión en un único sistema.

¿Qué diferencias hay entre un ERP y un CRM?

Básicamente, un CRM es una herramienta para la administración de la relación con los clientes y de todas las tareas que tengan que ver con las ventas y al marketing, mientras que un ERP es una herramienta global, un software que permite administrar todos los procesos operativos de una empresa.

Por tanto, resumiendo mucho, podemos considerar el CRM, como una de "las partes" del ERP.

¿Cuál es el tamaño mínimo en una empresa para implantar un ERP?

Siempre que estemos hablando de un ERP lo suficientemente flexible, se puede implantar en una empresa de cualquier tamaño. Si además de eso, la adquisición de un ERP no implica el pago de licencias, que pueden resultar prohibitivas en según que ocasiones, podemos afirmar que un ERP puede ser implantado en empresas a partir de 2 trabajadores.

¿Qué es un ERP centrado en usuarios?

Cuando se diseña una aplicación no sólo debemos tener en cuenta que dé cobertura a los procesos técnicos, operacionales, normativos, etc., de una compañía, sino que tenemos que pensar que lo van a utilizar personas, y de que éstas se encuentren a gusto trabajando con la aplicación, depende muchas veces el éxito de una implantación.

No todos los ERP están diseñados con esa premisa, por eso todos hemos escuchado opiniones negativas de personas que han tenido que adaptar su forma de trabajar a la herramienta informática que le han puesto delante, o que desde que tienen instalado el ERP, pierden horas haciendo lo que antes hacían en pocos minutos.

Para poder decir que un ERP está centrado en el usuario, deberá de ser parametrizable para que cada persona dentro de la empresa pueda realizar las tareas que precise sin tener que tener delante numerosas pantallas o campos que no utiliza y que simplemente le complican la vida. Deberá de estar pensado también para reducir esas pantallas y campos al mínimo, y que no tengamos que pasar por cuatro pantallas para una operación que podríamos hacer en una.

Es importante tener en cuenta también la usabilidad y la navegabilidad de una aplicación, que no tengamos que salir y volver a entrar para cambiar de proceso, que desde una pantalla podamos navegar por la aplicación, que la disposición de los campos sea lógica y el diseño de las pantallas intuitivo, etc.

¿Cuál es el mejor ERP?

Ni existe, ni puede existir, un ranking de “los mejores ERP del mundo”.

¿Por qué? Porque cada empresa tiene unas necesidades diferentes relacionadas con los  procesos de negocio que debe soportar  la aplicación. Estas necesidades van a variar en función  del sector, del número de usuarios, de los procedimientos operativos, de las exigencias de tus clientes, etc.

El mejor ERP para tu empresa será el que se adapte mejor tus necesidades actuales y futuras.

Por otra parte, un mismo ERP pueden implantarlo varias empresas, y hacerlo de manera muy diferente; por eso a veces, tan importante como elegir la aplicación, es elegir la empresa que te lo va a implantar, que deberá demostrarte que tiene conocimientos de negocio, que entiende tus necesidades, que habla tu idioma, …

ERP Horizontales, verticales  o a medida

Un ERP vertical es el que se ha programado para cubrir las necesidades de un único sector. El horizontal es más global y sin adaptarse tanto a las particularidades de un sector, cubre una operativa mucho más amplia, sirviendo para multitud de sectores. Por su parte, un ERP a medida se realiza, partiendo de un estándar,  ad-hoc para tu empresa.

Dado que los tres modelos presentan ventajas e inconvenientes, no hace falta que te decantes por uno, ya que por suerte existen aplicaciones en el mercado que aseguran la especialización y el Know how de un ERP vertical, la amplia funcionalidad de uno horizontal y la total adaptabilidad a procesos específicos de un desarrollo a medida. 

¿Es necesario pagar por las licencias de un ERP?

Tradicionalmente, los fabricantes de ERP han cobrado importantes cantidades en concepto de licencias. Esto encarecía tremendamente los costes de implantación, y hacía que el modelo de negocio de fabricantes e implantadores de software se basase más en la venta del producto (las licencias), que en asegurar  que la aplicación respondiese a las necesidades de cada cliente. 

El avance tecnológico de los últimos años ha permitido desarrollar alternativas a este modelo, y hoy en día puedes encontrar aplicaciones ERP de alto nivel, que se comercializan sin coste de licencia, bien porque trabajan con filosofía de “licencias gratuitas”, como Proxium ERP, o porque se trata de un “software libre”, en cuyo caso habría que valorar otros aspectos, como que carezca de garantía de fabricación.

¿Un ERP en la nube o en mi casa?

Depende de lo que entendamos por nube.

Si el concepto de nube, es que la aplicación esté en un servidor externo, y que varias empresas se conecten, o la "alquilen" para operar con ella, adaptándose por tanto a las características de la propia aplicación, deberemos pensar en un perfil de usuario que necesite un software estándar y a quién no le importe adaptar sus procesos. A cambio accederá a esa herramienta por un precio más reducido.

Si por el contrario entendemos la nube como un servidor propio, en nuestras instalaciones, que alberga una aplicación propia, hecha a nuestra medida, la cual "abrimos" para que se pueda acceder a ella desde cualquier dispositivo, con unos controles de seguridad adecuados, etc., estaremos hablando de un ERP con todas funcionalidades y personalizaciones que sean precisas, pero con una cualidad que podemos bautizar como "movilidad", y que nos permite dar accesos en función de unos perfiles de usuario predefinidos, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Cuánto se tarda en implantar un ERP?

Si queremos hacerlo bien, no debería de implantarse en dos semanas.

Pensemos por un momento que antes de implantarlo se deben analizar los procesos de la empresa, así no informatizaremos errores de procedimiento, una vez analizados, se "moldea" la aplicación para dar respuesta a esas necesidades, se implanta, se hacen pruebas para comprobar que todo es correcto en todas las circunstancias posibles, se forma a los usuarios, se migran los datos de la anterior aplicación, y se pone en marcha.

Y todo esto partiendo de la base de que no podemos cerrar la empresa mientras tanto, ni obligarla a destinar a la implantación demasiados recursos propios a la vez.

Por dar un abanico, podemos pensar entre los 2 ó 3 meses para implantaciones sencillas, hasta 16 ó 18 meses en casos de grandes compañías.

Beneficios de implantar un ERP en mi empresa

Disponibilidad de información para la toma de decisiones.

Optimización de procesos, con ello de tiempos y con ello de costes.

Mayor dedicación  de nuestro personal a procesos que aporten valor a lo compañía, disminuyendo los tiempos dedicados a labores que ahora puede realizar la aplicación informática.

Fiabilidad de cara a los clientes y proveedores, ya que reduzco errores.

Aumento en la competitividad derivado de todo lo anterior.

Mejora de la comunicación interna y de los tiempos de respuesta entre departamentos.

 

¿Cuál es el coste de implantar un ERP en mi empresa?

Tradicionalmente, el coste de implantar un ERP, lo integran conceptos como la propia implantación, la parametrización, la formación de los usuarios, o el que resulta más gravoso, que es el de las licencias de uso, que normalmente se cobran por cada puesto en el que se va a utilizar la aplicación.

Existen modalidades de comercialización alternativas, que conllevan menores costes, pero a cambio de prescindir de algunas ventajas, caso del software libre, cuya implantación es menos costosa, pero que nos obliga a prescindir de aspectos como la garantía del fabricante.

Y existen modelos mixtos, que permiten aprovechar las ventajas de uno y otro modelo. Con este formato, podemos hablar de implantaciones con un coste muy bajo si el cliente lo desea, ya que al no abonar nada en licencias, paga únicamente por las adaptaciones y modificaciones que necesita, pudiendo así decidir lo que quiere pagar.

 

¿Cuál es el mejor momento para implantar un ERP?

Cada empresa es un mundo, y tiene ciclos en los que la carga de trabajo es más alta o más baja.

Implantar un ERP conlleva una fuerte carga de trabajo para algunos de los puestos clave de la compañía, por lo que es recomendable empezar cuando la actividad de la empresa permita esa dedicación. Pero del mismo modo, también es interesante hacer coincidir fases más avanzadas de la implantación con picos de trabajo para probar la aplicación a máximo rendimiento, contemplar casos excepcionales, ...

El resumen es claro, lo importante es poder adaptar el proceso de implantación a las necesidades de cada empresa.

¿Cuál es el mejor momento para arrancar con el nuevo ERP?

Contrariamente a lo que se suele pensar,  cualquier momento es mejor que el 1 de Enero. ¿o queremos cerrar el ejercicio anterior, presentar resultados, presentar impuestos, ... con una aplicación que aún no dominamos?.

A pesar de ello, la mayor parte de empresas prefiere el "año nuevo, ERP nuevo", por lo que los implantadores y fabricantes estamos preparados para hacerlo así.

En muchos casos se funciona unas semanas en paralelo para disminuir el estrés del cambio, y se pasa a funcionar exclusivamente con la nueva aplicación cuando tengamos ya su funcionamiento interiorizado.

Planifiquemos por tanto en cada caso como lo queremos hacer, y que sea cada empresa la que lo decida.

Migración de datos

Consiste en el traspaso de los datos de la antigua aplicación a al nueva, lo cual en un 99% de los casos es posible, pero no en todos es fácil y rápido.

Una decisión a tomar es: "¿Migro todos los datos o sólo algunos?"

La respuesta es siempre la misma: "Depende"

Los escandallos, la definición de artículos, los históricos de ventas, ... normalmente necesitaremos migrarlos, pero a veces, los momentos de cambio son una oportunidad perfecta para hacer limpieza de clientes antiguos, proveedores, colaboradores, ...Con lo que podemos "picar" a mano sólo aquellos que queramos conservar.

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