9 claves para acertar al escoger un ERP

9 claves para acertar al escoger un ERP

La elección de un ERP es una decisión estratégica puesto que tiene efectos sobre recursos relevantes del negocio y va a formar parte del devenir de la empresa durante un periodo de tiempo prolongado. Afecta a la gestión de los procesos, es inseparable del trabajo del equipo humano y requiere una dotación de tiempo y presupuestaria importante. Por eso resulta crucial acertar al escoger esta herramienta y existe miedo a equivocarse al hacerlo.

Como en toda decisión de esta envergadura, lo más recomendable será abordarla después de un análisis que nos permitirá comparar las soluciones que ofrece el mercado.

Para nosotros las variables clave para evaluar un ERP son:

1. ¿El ERP responde a los requerimientos funcionales de nuestra empresa? Tendremos que tener en cuenta cómo es nuestra organización, cómo trabajamos, cómo son nuestros procesos. Si la herramienta es capaz de responder con exactitud a nuestras peculiaridades sin que tengamos que renunciar a nuestro modo de hacer las cosas, vamos por buen camino.

Si se ajusta bastante a nuestras necesidades pero no por completo, será indispensable asegurarse de que tanto el ERP como la empresa implantadora tienen capacidad para realizar los desarrollos que necesitemos a un coste razonable y sin que a futuro el precio de las actualizaciones de la aplicación se dispare.

2. Definir esos requerimientos funcionales supone una reflexión concienzuda sobre el negocio y una ocasión excelente para detectar puntos de mejora. A este respecto que la empresa implantadora aporte un servicio de consultoría que defina desde el principio el alcance de la herramienta puede ser una ventaja impagable. En muchas ocasiones la implantación del ERP es la “excusa perfecta” para cambiar procedimientos internos que siempre se han querido abordar y se han pospuesto por “falta de tiempo” o por resistencia al cambio. Así el ERP puede convertirse en el empujón que nos impulse a trabajar mejor.

3. Fácil-Fácil-Fácil. La buena usabilidad es imprescindible. La herramienta va a ser usada por personas con distintos perfiles, funciones y habilidades, que pueden percibirla como una amenaza o la mejor de las aliadas para simplificar su trabajo. Un buen interfaz, amigable y práctico allana mucho el camino para ganar el apoyo del equipo humano venciendo sus posibles reticencias ante el cambio.

4. La cuestión del precio. Está claro que cuando buscamos un ERP tenemos ya un presupuesto en mente, sabemos con qué contamos y queremos optimizarlo. Más aún, no queremos que nos cueste ni un céntimo más de lo necesario. En este punto nuestra recomendación es tener claro por qué estamos pagando. Siempre solicitar un presupuesto detallado antes de empezar, que en él el alcance del trabajo este bien delimitado: que responda a todo lo que precisamos y que no incorpore módulos o funcionalidades que no nos son aplicables pero por las que nos van a cobrar.

Lo normal será que solicitemos varias propuestas. Para poder compararlas objetivamente tendremos que pedir exactamente lo mismo a todos los proveedores. Y ¿Quién determina ese alcance? Muchas veces se comete el error de “dejar” que cada usuario “pida todo lo que quiera” para su área de trabajo, lo que hace que se pierda la visión de conjunto y desemboca en una “carta a los Reyes Magos” sobredimensionada y muy cara. Hay que tener presente que la implantación de un ERP no tiene por qué abordarse en una sola fase. Inicialmente sería recomendable implantar las funcionalidades que dan una cobertura completa al negocio, aunque se deban realizar algunos procesos de manera manual, y cuando la organización haya asimilado cómo funciona el ERP, abordar automatismos, controles y mejoras. De esa manera se controla mucho mejor el coste.

5. Escoger un proveedor fiable. Para algunos esto solo puede conseguirse si se elige una marca de ERP avalada por una multinacional, pero esa garantía no nos parece suficiente. Marcas reconocidas no siempre van ligadas a implantaciones exitosas, por eso lo mejor es preguntar a quienes ya están usando la herramienta que estamos valorando, que nos cuenten cual es su experiencia, ahí no hay trampa ni cartón.

Los ERP más conocidos suelen ser comercializados por empresas cuyo objetivo principal es vender, no implantar, pese a que nos están ofertando también la implantación. Al no ser desarrolladores tienen una capacidad de maniobra limitada sobre la herramienta, lo que es un hándicap cuando se plantea la necesidad de ir más allá de una buena parametrización pues se requiere alguna solución más específica.

La confianza en el proveedor es indispensable. Su conocimiento de tu negocio y su capacidad para entenderte son tan importantes como la propia aplicación. Por eso lo mejor es ponerlo a prueba y preguntarle dudas concretas acerca de su solución y su visión del proyecto antes de firmar. Hay que tener en cuenta que, si todo sale bien, se convertirá en un colaborador de la empresa durante muchos años por lo que es fundamental sentirse cómodos con él.

6. Método de implantación y duración. Exigir una definición clara de qué se hará, cómo y cuándo por parte de la empresa implantadora y qué se precisará de nuestra parte. Aquí para ser justos debemos estar dispuestos a alcanzar con ella un compromiso mutuo de colaboración. Pactar plazos y recursos de antemano sujetos al respeto de los mismos por ambas partes.

No siempre los retrasos en las implantaciones se producen por culpa del implantador, a veces después de contratar, después de comprometer una partida presupuestaria importante, no nos implicamos lo suficiente y la dedicación de nuestro equipo no es la óptima. Debemos responsabilizarnos de nuestra participación, implicarnos, revisar, hacer pruebas y más pruebas, comprobando con los casos más peliagudos que todo funciona bien. Sin tirarnos de verdad a la piscina el arranque nunca será exitoso.

7. Tecnología. La base tecnológica de ERP debe ser consistente, sólida y con capacidad de proporcionar soluciones flexibles si así lo requerimos (residentes o en la nube). Con capacidad para evolucionar y no quedarse desfasada, nos ha de acompañar hoy y en el futuro.

8. Acceso a los datos de modo que se facilite el análisis y la toma de decisiones. Los datos deben estar accesibles del modo en que consideremos que mejor nos sirvan para entender la marcha del negocio y maniobrar cuando sea preciso. Cuadros de mando personalizados por áreas, pantallas específicas por puestos… a cada cual lo que requiera para atender sus responsabilidades de forma eficiente.

Además si para que el ERP nos proporcione los informes que necesitamos, ahora o en el futuro somos totalmente dependientes de los desarrolladores de la herramienta perdemos agilidad, mejor tener libertad para definirlos nosotros.

9. Un mantenimiento cinco estrellas:

  • Atendido por personas que conozcan bien la herramienta, no por un call center frío e impersonal. La confianza importa.
  • Que aporte respuesta a nuevos requisitos legales y técnicos, proporcionándonos actualizaciones permanentes. Es decir que esté viva y al tanto de lo que sucede en el entorno.
  • Que sea mucho más que un servicio de atención de dudas y aporte valor añadido. ¿Cómo? Acompañándonos en nuestro crecimiento, dando respuesta a nuevas necesidades. El objetivo es conseguir que el ERP elegido no se nos quede pequeño si damos un “estirón”, ni ahora ni en el futuro. Que sea capaz de crecer a nuestro ritmo.
Compartir
Share on twitter
Share on facebook

Newsletter

Suscríbete y recibe las últimas novedades.