Ya ha llegado el momento. Casi todos tendremos la obligación de emitir nuestras facturas en formato electrónico. Y ojo, que la factura electrónica no es una factura en pdf que mandamos por correo electrónico, como creen muchos.
No sólo debes estar preparado para emitir facturas en este formato específico, sino también para recibirlas. Más adelante te explicamos todo lo relacionado con la nueva normativa, plazos, motivos de su implantación, etc., pero antes de enfadarte por el cambio informático que vas a estar obligado a hacer, sé positivo y piensa en el lado bueno del asunto: es un excelente motivo para automatizar procesos en tu departamento de administración.
Vamos a ver cómo está el tema normativo en este momento y qué requisitos deberemos poder cumplimentar en breve. Repasamos lo más relevante.
El 15 de septiembre de 2022 el Congreso de los Diputados aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como la nueva Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes.
La factura electrónica obligatoria se estipula en su artículo 12: “Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Hay que tener en cuenta que esta factura electrónica obligatoria no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (por ejemplo, la factura de un electricista a un usuario particular o una factura simplificada de un restaurante).
¿Cuáles son los objetivos de implantar la factura electrónica?
- Digitalizar las relaciones empresariales.
- Reducir costes de transacción.
- Facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.
- Ayudar a atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales contando con información fiable sobre los plazos de pago efectivos. Se unirá a incentivos para el cumplimiento de los plazos de pago, incluyéndose como requisito de acceso a subvenciones o a través del establecimiento de una condición penalizable en el ámbito de la Ley de Contratos del Sector Público.
¿En qué plazos deberán implantar la factura obligatoria las empresas?
- Las empresas con un volumen de facturación anual mayor a los 8 millones de euros tendrán 1 año desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.
- En el caso de las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones, tendrán 3 años después de la entrada en vigor de la para cumplir con esta obligación.
Y lo más importante ¿Está tu sistema informático preparado para cumplir con la factura electrónica?
- Tu sistema debe poder emitir todas las facturas en formato electrónico.
- Todas las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación. En definitiva, deben recoger la misma información que las de papel reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta normativa establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas.
- En el caso de la factura electrónica, la legibilidad del documento está facilitada por el programa informático con el que se crea o recibe. Por otro lado, laautenticidad y la integridad se pueden garantizar a través de diferentes métodos como la firma electrónica con certificado o un intercambio electrónico de datos que puede ser EDI, o bien otro que cumpla con los requerimientos legales.
- En cuanto al acceso, la factura electrónica se debe ser accesible de modo que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
Como el tiempo vuela, mejor dejar esto preparado, para los especialistas en procrastinación un pequeño “aliciente” de esos que incomodan bastante: Todas las empresas deberán cumplir con la obligación de las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales o podrán enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.