¿Alguna vez has perdido los datos de tu empresa y no disponías de copia de seguridad?
Esperamos que no contestes afirmativamente y que esa amarga experiencia te resulte ajena.
Cada vez más las empresas gestionan toda su información a través de un ERP, por lo que éste se convierte, no sólo en el cerebro operativo de la compañía, sino también en su memoria. Perder esta información es un quebranto que puede paralizar la compañía.
En empresas de gran tamaño en las que habitualmente se cuenta con un Departamento de IT que gestiona los procedimientos informáticos, se habrá diseñado un protocolo específico sobre los procesos de copiado, duplicado, salvaguarda, recuperación y restauración de esta información. Se habrán asignado medios materiales y humanos, existirá un calendario de eventos… en fin, lo necesario para que en caso de pérdida por cualquier circunstancia la empresa vuelva a estar operativa en muy poco tiempo con todo su histórico intacto.
En el caso de Pymes la cosa no va siempre tan fina. No porque se requiera un mecanismo muy sofisticado para hacer frente a esta cuestión, sino porque no se le suele prestar la atención que merece ya que estas cosas no pasan nunca, hasta que suceden claro.
Independientemente de que el ERP se encuentre en un servidor local, o en la nube, la generación de copias de seguridad y su posterior puesta a buen recaudo son vitales. No es necesario un procedimiento complejo. Copiar la base de datos en la nube, en otros equipos, o en unidades de almacenamiento externas, en ubicación diferente a la sede empresarial, puede ser suficiente si realiza con regularidad y con unas mínimas medidas de seguridad (autorizaciones de acceso, periodicidad, salvaguarda).
En el caso de PROXIUM, es la propia aplicación la que diariamente genera una copia de seguridad que “machaca” la del mismo día de la semana anterior, de manera que, en el peor de los casos, sólo se verían afectados los datos generados durante una jornada, pero no vale con hacer las copias si no se guardan en otro lugar. Parece tonto remarcar esto de que no todos los huevos se queden en la misma cesta por si la cesta se rompe ¿Verdad?… Pues pasa.
A los imprevistos materiales que pueden afectar a equipos hay que sumar el incremento de los ataques informáticos que persiguen sustraer esta información. Aquí, además sería preciso añadir un protocolo mínimo de seguridad, a veces muy sencillo, que pasaría por alertar a nuestra plantilla sobre qué hacer ante mails de dudosa procedencia o la inserción de dispositivos externos no testados. Son las vías más habituales de acceso de estos asaltos cibernéticos.
De modo que, a no ponerse fatalistas, pero si prácticos: copias de seguridad todos los días y todos los días salen de la sede a otra ubicación segura. Nadie abre mails sospechosos ante la menor duda. Si la hay y la cosa parece importante se recurre al informático de la plantilla o servicio externo, si no ya sabes, tecla suprimir. Y no pincha uno un pendrive en su equipo sin revisión previa y autorización. Medidas simples que nos pueden librar fácilmente del muro de las lamentaciones.