Una de las preguntas que se plantean a la hora de seleccionar un ERP es la del plazo de implantación. Existe cierto recelo al respecto, porque el sentir popular es que uno sabe cuándo empieza la cosa, pero no queda claro cuándo acaba.
Así que… ¿Cuánto tardáis en implantar?
RESPUESTA 1: “¡Hombre, la implantación es muy rápida, en pocas semanas lo tienes funcionando!”
Salvo en contadas ocasiones, en las que por el perfil de empresa o por el alcance de la implantación, está justificada esta velocidad, implantar un ERP tan rápidamente no suele ser una buena señal.
Por lo general, implantar en muy poco tiempo equivale a muy poco ajuste de la herramienta a las necesidades reales del cliente, o, dicho de otro modo, “vas a trabajar como el software diga que tienes que trabajar”.
Por otro lado, implantar una aplicación informática no significa instalar un software y ¡Ciao! Implica enseñar a manejarlo, y las prisas no son buenas cuando hablamos de formar a los usuarios, ya que la capacidad de aprendizaje, las tareas a desarrollar a través del nuevo ERP, la disponibilidad de tiempo para formarse, las reticencias e inercias ante al abandono del método anterior, etc., son distintas para cada uno. Conocer la herramienta, saber cómo funciona, entender cómo gestiona los procesos, ver cómo resolver con ella situaciones concretas requiere tiempo, pruebas y resolución de dudas.
RESPUESTA 2: “La implantación es larga, calcula 12 ó 18 meses, pero bueno no te apures… ya iremos viendo…”.
Cuando hablamos de pymes, no de grandes compañías, los plazos demasiado largos en la implantación de un ERP suelen ser síntoma de carencias por parte del implantador o de la aplicación.
Vamos al extremo, pensemos en una empresa con muchas peculiaridades en su funcionamiento, que va a requerir un nivel importante de desarrollos a medida. El hecho de que se planteen plazos muy largos para ello suele significar que, o no se tiene claro lo que hay que hacer (quizás porque no se ha analizado el proyecto en profundidad antes de su firma), no se tiene clara la forma de llevarlo a cabo, o no se dispone de recursos suficientes.
Una pista para detectar esto antes de que ocurra es que el implantador, en lugar de definir un plazo y un precio “cerrados”, incluya en el presupuesto la temida “bolsa de horas”, lo que muchas veces es el preludio de una implantación eterna, ya que nada garantiza a la empresa que después de una bolsa vaya otra, y otra, … y una vez que te has metido en harina, aunque sea de mala gana, sigues porque ya has empeñado tiempo y dinero y lo que quieres es terminar.
¿Y cuál es el plazo razonable?
El que esté justificado, definido y acotado.
Una buena implantación de un ERP implica, de manera necesaria, tener en cuenta los siguientes elementos:
- Un análisis en profundidad de las necesidades del cliente y de cuál debe ser la manera en la que el software va a darle respuesta a sus procesos. Y esto depende más del cliente que del implantador. Explica cómo lo haces pero, sobre todo, por qué lo haces. Que el implantador lo entienda. Y no escondas nada. De lo contrario, te tocará escuchar en más de una ocasión la temida frase de “esto no está incluido en la propuesta”.
- Un proceso de formación suficientemente planificado y adaptado a los diferentes perfiles del equipo humano. Sesiones de formación con objetivos concretos, planificadas en el tiempo y adecuadas a la disponibilidad de los usuarios, que mientras aprenden a manejar un nuevo sistema informático, siguen inmersos en su día a día.
- La realización de pruebas suficientes para asegurar que los procesos se han definido de manera eficiente para evitar sorpresas tras la puesta en marcha.
- Una planificación correcta de la migración de datos. De nada sirve estar formado para comenzar a trabajar en un nuevo ERP si no somos capaces de “cortar” un día con el viejo para “comenzar” al día siguiente con el nuevo.
Algo que a menudo se nos olvida es que la implantación de una aplicación informática (ERP, SGA, CRM, …) es “un tango que se baila entre dos”, y que los plazos a menudo dependen más de la disponibilidad de la empresa que lo contrata para preparar la información necesaria, hacer pruebas, agendar la formación, …que de la empresa implantadora, la cual deber dominar el proceso y disponer de los recursos necesarios, ya que al fin y al cabo se dedica a ello.
Con esto en mente, determinar el plazo idóneo no es como jugar a la lotería y acertar el número de meses. Pregúntate qué necesitas de verdad y haz que la empresa implantadora lo entienda claramente. Llega a un consenso para que el proyecto quede definido con detalle. Después pon en su tejado la pelota y que te digan exactamente qué harán, qué disponibilidad de tu personal van a requerir y, en base a ello, cuánto necesitarán para hacerlo. Decidir después te resultará mucho más fácil.
Aspectos como estos, analizados a tiempo, son los que hacen que la implantación de un ERP tenga éxito o se convierta, como tantas veces, en un camino a ninguna parte