Un 63% de las empresas trabajan con más de una aplicación informática, porcentaje que aumenta hasta el 85% si hablamos de empresas relacionadas con el sector logístico.
Son cifras del primer Estudio de herramientas de gestión realizado por el departamento de marketing de GADIR en el que se han analizado 700 empresas para determinar qué software de gestión está implantado en cada una de ellas y cómo revierte esta decisión en la eficiencia de su trabajo.
Hace algunos años la primera pregunta que nos hubiera planteado un estudio así habría sido “¿Cuántas empresas cuentan con un sistema informático de gestión?”, aún muchas carecían de él. Sin embargo, actualmente lo usual es encontrarnos con entornos informatizados, quien más quien menos dispone de alguna aplicación de este tipo y adolecer de ellas casi es una rareza. Ahora el problema es otro, y de un mal por defecto hemos pasado a otro por exceso.
¿Qué ha originado este cambio?
Muchas empresas no son capaces de hacer frente a su gestión con una única herramienta, por eso emplean varias con las que intentan dar cobertura a todas sus operaciones.
A este respecto, en el sector de empresas de la logística, hemos detectado dos tipos de comportamiento:
- Un 45% de las empresas justifican el uso de software múltiple en el hecho de haber dado prioridad a conseguir una herramienta que proporcione una excelente cobertura a su actividad principal, aunque no contemple la gestión del resto de la empresa.
En el caso del sector logístico ¿Quién no conoce empresas que invierten en un magnífico SGA que resuelve de maravilla la gestión de su almacén, pero que, por no ser una herramienta integral, les obliga a trabajar con otras aplicaciones para atender su gestión administrativa, comercial o financiera?
Un ejemplo que vemos a diario es el de empresas logísticas que el día 10 de cada mes aún están facturando manualmente los servicios prestados el mes anterior.
- Por otro lado, un 40% argumenta que sí dispone de herramientas de gestión integrales, pero tan “generalistas” que les resulta imposible atender con ellas muchos de sus procesos específicos.
Casi seguro sabes de empresas que disponen de aplicaciones muy conocidas, de mucho relumbrón y que, pese a ello, se ven forzadas a inundar sus ordenadores de excels para complementar ese “programa estrella”. Y es que ni la mejor parametrización se ha ajustado realmente a lo que necesitan en parte de su operativa.
Un ejemplo muy típico en el sector de la logística es el de empresas que tienen un programa integral y por el mero hecho de solicitar figuras aduaneras, se ven obligadas a implantar un software específico para su gestión que normalmente va “por libre” y convierte estas áreas exentas en islas dentro de la operativa de la empresa.
El 15% restante ha conseguido dar con una herramienta integral con ADECUACIÓN PLENA a sus necesidades (luego hablaremos de este grupo).
En los casos que se contemplan en los apartados 1 y 2 las empresas han intentado paliar sus déficits con las siguientes soluciones:
- Sólo el 22% ha desarrollado procesos de comunicación automática entre sus diferentes herramientas para evitar la introducción de los mismos datos varias veces, y es lógico que el porcentaje sea tan bajo si tenemos en cuenta el coste en tiempo y dinero que esto supone, el número de errores que pueden generarse y la falta de un responsable claro a quien dirigirse cuando se detectan discrepancias en la información. La fortuna con la que se han resuelto estas comunicaciones ha sido desigual sobre todo porque no todas las aplicaciones están preparadas tecnológicamente para integrarse con otras.
- El otro 78% introduce los datos de forma independiente en cada una de sus aplicaciones, y aunque todo el mundo es consciente del tiempo y los recursos extra que esto requiere, así como de los errores humanos, que por otra parte son inevitables, lo asume como un “mal necesario” que no se cuantifica. Y sabemos que no se cuantifica porque muchas de estas empresas desarrollan sistemas de control de la productividad de los operarios de almacén, saben cuántos palets ha movido cada operario, cuantos pedidos ha preparado, cuantas devoluciones ha gestionado… pero muy pocas miden la productividad de sus departamentos de administración, y ya sabemos que lo que no se mide no se controla.
Y ahora centrémonos en el 15% de “listos” que ha conseguido gestionar toda su empresa con una única aplicación. ¿Cómo lo han hecho?
Implantando una solución que se sitúe en un término medio entre las aplicaciones generalistas y las rígidas aplicaciones sectoriales.
Y en este punto nos encontramos unas pocas soluciones, que como PROXIUM, permiten gestionar con la filosofía de dato único todas las áreas de la empresa, combinando la personalización de procesos con la estabilidad de una aplicación estándar. Esto, en nuestro caso, con una peculiaridad de la que estamos muy orgullosos: No perdemos de vista el objetivo de garantizar el crecimiento en cualquier dirección gracias una potente base diseñada específicamente para ello.