Desde del momento en que en una empresa se detecta la necesidad de adquirir un ERP hasta que queda implantado y en funcionamiento se sucede una cadena de acontecimientos que curiosamente suele transcurrir a dos velocidades.
Fase 1: A alta velocidad:
- Búsqueda de soluciones de gestión alternativas, con sus correspondientes demos.
- Evaluación de costes financieros e inversión de tiempo y personal.
- Contratación definitiva.
- Fijación de plazo de implantación y fecha de entrada en funcionamiento.
Hasta aquí vamos volando movidos por la ilusión y el olorcillo a nuevo del proyecto. Las ganas de cambiar para mejorar generan una euforia muy agradable que se mantiene mientras que el trabajo a realizar por parte del equipo de la empresa es expresar requisitos y realizar demandas a la empresa implantadora, y ésta tomando buena nota debe centrarse en integrarlos y cuidarse de que la herramienta se vaya configurando debidamente. Ahí les metemos prisa a los tipos del ERP para que no se encanten, que la cosa nos cuesta una pasta y aún no tenemos nada funcionando.
Pero llega un día en el que este ritmo de chispeante rock and roll se convierte en una balada lenta y empalagosa, es el inicio de la Fase 2: el día en que los implantadores le dan al intro y te dicen “Ahora te toca a ti, tienes que testar todo esto antes de otorgarle el ok definitivo”. De entrada no nos estresamos, hay tiempo, no es para tanto, si lo hemos hablado mil veces con los consultores, esto lo tenemos revisado en dos tardes… y nos entra un sopor procrastinador estupendo. Así, sin enterarnos, como por arte de magia nos ponemos a quince días de la fecha del arranque definitivo que, cómo no, suele ser el uno de enero en muchos casos, con el calendario navideño lleno de espumillón y eventos varios. Ahí empezamos a agobiarnos con pésimas consecuencias: Hacemos los tests a toda prisa, no todos los deseables ni extendiéndolos a toda la casuística que nos dejaría tranquilos de verdad. Aún así, empiezan a aparecer cosas que no tuvimos en cuenta y nos percatamos de todo lo que no les hemos contado a los implantadores, porque mira no sé cómo ha podido suceder pero no había salido este tema… Solución “A uno de enero no por favor, ni de coña. Hay que posponer la fecha”
Para evitar llegar a esta situación nuestra recomendación es ser muy consciente de que el personal de la empresa y su implicación en el proyecto es tan relevante como el compromiso exigible a los implantadores. Hay que aplicarse la frase de profesor visionario o frase célebre de madre “No lo dejes todo para el final”.
Para esta enfermedad de “angustia last minut” tenemos un remedio infalible: un buen programa de trabajo desde el inicio con plazos realistas e hitos bien definidos para ambas partes y un ferreo compromiso de cumplirlo y de negociar con sentido común cualquier desviación de plazos que surja en el camino. Podremos sustituir de este modo la euforia triunfalista del arranque por un ánimo sostenido a lo largo de todo el proyecto. Tenemos que ser conscientes de que somos corredores de maratón y que vamos kilómetro a kilómetro, sin desfallecer, acercándonos a la meta.