• Se comunican fabricaciones en las que los productos obtenidos tienen mayor volumen y menor grado que las materias primas utilizadas. ¿Cómo es posible esto? El error se produce por no haber contabilizado algunas de las primeras materias, como el agua, que se emplean en una fabricación.
• Infinidad de errores por comunicar como documento de entrada o de salida un albarán de circulación en vez de un documento administrativo electrónico con su correspondiente número de ARC.
• No contabilización de las diferencias en el transporte.
• Un caso paradigmático: Dado que el campo “descripción comercial” de los artículos es un campo obligatorio, el sistema interpreta como productos diferentes aquellos en cuya descripción comercial se aprecia alguna diferencia (espacios, caracteres adicionales, erratas, …).

Al tratarse de un campo de texto, si al introducirlo incorporamos la menor variación a la hora de indicar el mismo producto (dígase una errata, un espacio en blanco, espacios entre palabras, un acento, un carácter adicional…), el sistema interpretará que cada opción se trata de un producto diferente. Es comprensible, o la identidad es plena o le estamos informando otro producto. ¿Qué consecuencia se deriva de esto? Para cada descripción se generan existencias distintas, y acaban apareciendo las temidas existencias negativas (en más del 40% de los asientos suministrados) o bien existencias positivas que no corresponden con el stock real que tenemos en fábrica o depósito para esa referencia.

En Proxium ERP contamos con el dato de que la Comunidad Valenciana, de 35.341 existencias comunicadas, se han producido 14.175 existencias negativas si utilizamos la descripción como criterio de agrupación, y sólo 4.137 si lo hacemos por otros criterios (11,70%).

Como proveedores de sistema de gestión empresarial, lo primero que recomendamos para tratar de detectar este tipo de discrepancias es que los operadores entren periódicamente en las consultas de la AEAT para comparar los datos suministrados con los que cada uno tenga disponibles en su contabilidad de existencias.

Lo segundo, plantearse seriamente la conveniencia de informatizar el proceso de comunicación de datos y sobre todo unificar este proceso con los habituales de la actividad del propio establecimiento. Sólo de este modo podemos minimizar errores y discrepancias entre lo registrado en nuestros sistemas y lo comunicado a la AEAT.

SILICIE: se sigue trabajando en la reducción de errores

PROXIUM ERP sigue incorporando controles y automatizaciones para reducir las posibilidades de error en su software de gestión, lo cual se nota cuando comparamos estas cifras de existencias negativas con las cifras que generan las empresas que trabajan con nosotros.

Hasta ahora la AEAT está trabajando con los operadores para depurar su contabilidad de existencias, pero es un trabajo laborioso que en muchos casos está pasando por anular todo lo suministrado y volver a generar asientos iniciales sobre los que volver a empezar… Más tiempo, más recursos, más dinero.

Por otra parte, aunque los métodos coercitivos no son muy agradables, la inminente entrada en vigor del nuevo régimen sancionador específico del SILICIE va a hacer que muchos operadores empiecen a tomárselo en serio.

Si necesitas ayuda en este aspecto, necesitas resolver dudas sobre cómo trabaja nuestro sistema de gestión todas las comunicaciones con la AEAT, ponte en contacto con nosotros.