Tras dos años de aplicación obligatoria parece que el SILICIE no acaba de funcionar como debiera.
¿Qué está fallando?
Vamos a señalar los problemas principales que se han detectado hasta el momento:
- Quizás el primer problema es que el sistema informático diseñado por la AEAT no estaba, inicialmente, preparado para responder al 100% de la casuística. Algo que poco a poco ha ido resolviéndose con más o menos celeridad a medida que los operadores han ido planteando casuísticas no contempladas.
- Se permite a los operadores introducir los datos directamente en la AEAT, o hacer volcados desde archivos Excel. Ambos métodos sobre exponen el proceso al error humano.
- En el curso sobre SILICIE que organizamos la semana pasada con participación de la AEAT se comentaron los errores que en la Comunidad Valenciana fueron los más habituales en las comunicaciones SILICIE. Puede que haya diferencias por comunidades pero lo más probable es que estos datos sean en un alto porcentaje perfectamente extrapolables al resto del territorio español. Los puntos que se señalaron fueron:
- Se comunican fabricaciones en las que los productos obtenidos tienen mayor volumen y menor grado que las materias primas utilizadas. ¿Cómo es posible esto? El error se produce por no haber contabilizado algunas de las primeras materias, como el agua, que se emplean en una fabricación.
- Infinidad de errores por comunicar como documento de entrada o de salida un albarán de circulación en vez de un documento administrativo electrónico con su correspondiente número de ARC.
- No contabilización de las diferencias en el transporte.
- Un caso paradigmático: Dado que el campo “descripción comercial” de los artículos es un campo obligatorio, el sistema interpreta como productos diferentes aquellos en cuya descripción comercial se aprecia alguna diferencia (espacios, caracteres adicionales, erratas, …)
Al tratarse de un campo de texto, si al introducirlo incorporamos la menor variación a la hora de indicar el mismo producto (dígase una errata, un espacio en blanco, espacios entre palabras, un acento, un carácter adicional…), el sistema interpretará que cada opción se trata de un producto diferente. Es comprensible, o la identidad es plena o le estamos informando otro producto. ¿Qué consecuencia se deriva de esto? Para cada descripción se generan existencias distintas, y acaban apareciendo las temidas existencias negativas (en más del 40% de los asientos suministrados) o bien existencias positivas que no corresponden con el stock real que tenemos en fábrica o deposito para esa referencia.
En la Comunidad Valenciana, de 35.341 existencias comunicadas, se han producido 14.175 existencias negativas si utilizamos la descripción como criterio de agrupación, y sólo 4.137 si lo hacemos por otros criterios (11,70%).
Lo primero que recomendamos para tratar de detectar este tipo de discrepancias es que los operadores entren periódicamente en las consultas de la AEAT para comparar los datos suministrados con los que cada uno tenga disponibles en su contabilidad de existencias.
Lo segundo plantearse seriamente la conveniencia de informatizar el proceso de comunicación de datos y sobre todo unificar este proceso con los habituales de la actividad del propio establecimiento. Sólo de este modo podemos minimizar errores y discrepancias entre lo registrado en nuestros sistemas y lo comunicado a la AEAT.
PROXIUM sigue incorporando controles y automatizaciones para reducir las posibilidades de error, lo cual se nota cuando comparamos estas cifras de existencias negativas con las cifras que generan las empresas que trabajan con nosotros.
Hasta ahora la AEAT está trabajando con los operadores para depurar su contabilidad de existencias, pero es un trabajo laborioso que en muchos casos está pasando por anular todo lo suministrado y volver a generar asientos iniciales sobre los que volver a empezar… Más tiempo, más recursos, más dinero.
Por otra parte, aunque los métodos coercitivos no son muy agradables, la inminente entrada en vigor del nuevo régimen sancionador específico del SILICIE va a hacer que muchos operadores empiecen a tomárselo en serio.