Casi seguro qué, si preguntamos por el significado de las siglas SGA, habrá quorum en la respuesta: Sistema de Gestión de Almacén. En lo que tal vez no haya tanta coincidencia es en la definición precisa de lo que hace esta herramienta.
La verdad es que diariamente hablamos con clientes que no saben si necesitan un SGA, un WMS (Warehouse Management System), que es exactamente lo mismo, pero en inglés, un TMS (Software de Gestión de Transporte), o un ERP (Enterprise Resource Planning), que lo debería integrar todo. Lo único que tienen claro es que quieren cubrir su proceso logístico y no saben cuántas “siglas” van a tener que implantar para darle una cobertura completa.
Si estás en el proceso de búsqueda de un SGA es muy posible que te hayas planteado alguna de estas cuestiones:
- Las previsiones de entrada o el control de la mercancía en tránsito, recepciones de compra pendientes de llegar, … ¿Las gestiono desde mi SGA?
- Si soy un operador logístico, los servicios prestados en el almacén, ¿Los debo controlar también en el SGA? Si voy a facturar a mis clientes por paletizar, ubicar, hacer un picking … Y todo ello lo he hecho con mi SGA, ¿Debo informarlo luego en otra aplicación para poder facturarlo?
- La gestión de mercancía en diferentes regímenes aduaneros o fiscales, ¿Forma parte de mi SGA o dado que tiene implicaciones sobre otras áreas de mi empresa, le corresponde al ERP o a otras aplicaciones específicas?
- ¿Consideramos que la expedición de mercancía, la emisión de documentación y la gestión de rutas constituyen parte de mi SGA, de mi TMS, o las incluimos en el ERP?
- ¿El SGA debe ser un módulo del ERP, una aplicación en sí misma o la mera suma de diferentes funcionalidades?
Buscando respuesta a estos interrogantes uno descubre pronto que dónde empieza y dónde termina la operativa de un SGA no está tan claro. No hay una norma escrita al respecto y eso se traduce que, en el mercado, bajo el mismo nombre, nos vamos a encontrar herramientas que no hacen exactamente lo mismo. Comparando las funcionalidades de cada una de ellas podemos encontrar muchas e importantes diferencias.
Entonces ¿Cómo salir de este embrollo y tomar una decisión de compra acertada? Para nosotros el camino para conseguirlo es mirar más allá de las siglas e ir a lo esencial. Creemos que para ello hay que tirar de sentido común, simplificar e invertir el orden del planteamiento:
- PRIMERO: Definimos qué de verdad nos hace falta.
- SEGUNDO: Comprobamos que las herramientas que estamos valorando adquirir dan cobertura a TODO lo que necesitamos punto por punto, se llamen como se llamen.
- TERCERO: Si disponemos de programas informáticos en activo, será preciso además ver si pueden integrarse, o no, con la nueva aplicación.
De este modo haremos una criba descartando aplicaciones que no cuentan con las funcionalidades necesarias o que están sobredimensionadas para el uso que requerimos.
Podremos adquirir por separado ERP, SGA, TMS, etc. o disponer de una única herramienta de gestión que incluya la operativa propia del almacén. Al final, como decíamos, lo verdaderamente importante es que todos los procesos del negocio queden cubiertos eficientemente.
Sí decir que, a efectos prácticos, si optamos por una única aplicación, y evitamos las integraciones, nos ahorraremos muchos quebraderos de cabeza.