Si miras tu agenda de la semana pasada, revisas todas las tareas que tenías planificadas y cuántas de ellas has logrado finalizar tal como habías previsto, es posible que te sientas decepcionado. Si además te pasaste la semana trabajando sin parar y esforzándote al máximo, algo no está funcionando bien.
Para averiguar cuál es el origen de esta situación conviene plantearse en primer lugar si la agenda era realista. Convengamos que sí, entonces el siguiente paso es contestar a esta pregunta “Si no hice lo que dije que iba a hacer, ¿Qué estuve haciendo? ¿A dónde se fue mi atención y mi tiempo?”
A menudo la respuesta hace emerger “La lista fantasma”, una nueva lista de tareas que se “ha comido” a la original. Y ¿Qué la compone? Hoy hablaremos de uno de sus integrantes estrella: los trabajos que estaban asignados a otras personas de nuestro equipo y que no fueron resueltos adecuadamente por ellas.
Al detectar esos errores, en nuestra función directiva o de supervisión acabamos asumiendo “el marrón” porque el tema urge ser solucionado (aunque de urgencia VS importancia ya hablaremos). Sí, decidimos arremangarnos y encargarnos nosotros, pero cabreados como cromañones y murmurando en arameo o pregonando a grito pelado, que estamos rodeados de inútiles e incompetentes.
Resuelto el momento crítico, si somos sinceros, este modo de actuar no sirve para nada, porque la situación tarde o temprano se presentará de nuevo. No hemos resuelto el origen del problema, solo somos bomberos echando agua sobre sus efectos.
En las implantaciones de Proxium a menudo se nos solicitan desarrollos específicos para solucionar de forma más sencilla las consecuencias de este tipo de problemas en lugar de atajarlo de raíz. Es como buscar estar más cómodo en la celda de una cárcel en lugar de plantearse salir de ella.
Como consultores, ante estas situaciones siempre recomendamos buscar el factor desencadenante ¿Dónde empieza todo? ¿Por qué nos encontramos con personas ineficientes? ¿Por qué nos convertimos nosotros en personas ineficientes por herencia, solucionando sus errores?
Muchos puestos de trabajo actuales requieren la realización de tareas muy específicas que el empleado llega a desempeñar con pericia a fuerza de repeticiones. Cuando éste es el método de aprendizaje el sentido crítico del trabajador se desvanece y su única misión es calcar el proceso, muchas veces con la desgana comprensible que provoca ser un “machaca”. No se cuestiona si en alguna ocasión sería mejor actuar de otro modo, porque surge una situación especial que requeriría otro tratamiento o una anomalía/ error que podría subsanarse o atajarse antes de que la pelota pasase engrosada al siguiente puesto de trabajo.
Podríamos pensar que disponiendo de un buen Manual de procedimientos, seguido rigurosamente por los empleados se erradicaría la cuestión pero, aunque de ayuda inestimable, no hay Manual que sustituya al sentido común, la atención a lo que se hace y porqué se hace así.
La comprensión de las tareas a realizar es una cuestión clave pues:
- Permitirá a cada empleado no comportarse como un repetidor mecánico, sino como un conocedor pleno de las labores que desempeña y su sentido.
- Le dotará de una visión de conjunto que le haga entender como su gestión afecta a otros puestos, funciones o tareas y cuáles son las repercusiones de un accionar correcto o incorrecto por su parte.
- Fomentará la detección tanto de irregularidades o fallos, como de puntos de mejora.
- Contribuirá a la apreciación personal, cohesión del equipo y la armonía en el clima laboral.
Y ¿Cómo conseguimos esta situación idílica? A nuestro entender es fundamental escoger a las personas que mejor se ajusten a cada puesto, teniendo en cuenta sus inclinaciones naturales, habilidades y preparación. Después hay que diseñar un buen plan de formación. En lugar de instalarnos en la queja, optar por preparar y formar a nuestra gente para luego exigirles resultados óptimos suele ser un método con un excelente retorno.