Es posible que cuando nació tu empresa, por su tamaño y necesidades de gestión, te resultara suficiente usar como herramienta informática una hoja de cálculo para recoger todas tus operaciones.
Si ha sido así y después de eso has empezado a crecer, te habrás dado cuenta en poco tiempo de que necesitabas una herramienta más potente para poder gestionar todos los aspectos de tu negocio y has recurrido a un ERP. O tal vez por tu tamaño desde el inicio ya has comenzado con una aplicación de este tipo.
¿Qué te llevó a sustituir tu bien amada hoja Excel por un ERP?
Está claro que por más filigranas que supieras hacer con ella, se quedaba corta a la hora de compartir información entre varios usuarios, acceder a los datos al mismo tiempo desde puestos diferentes, alimentar datos por diversos usuarios… Ya sabemos lo que pasa en estos casos, la fiabilidad de lo que hay allí dentro comienza a tambalearse. Por más que emplees fórmulas de comprobación que verifiquen que los cálculos “cuadran”, vete y busca donde está un gazapo cuando aparece un descuadre…
Bien, pongamos que ya has dado el paso y tienes tu ERP, potente, flamante… Funciona bien, todo tu equipo trabajando con la misma herramienta, al mismo tiempo, un gran avance ¡Bravo! Pasa un poco de tiempo, poco, y te das cuenta de que hay algunas cositas que no hace, o que no las hace exactamente como a ti te gustan, o algún cliente te pide un informe específico que no te confecciona el ERP (bien porque es un estándar rígido y no puede, o porque sí puede pero requiere un coste de programación que no estás dispuesto a pagar) y entonces sientes añoranza de tu Excel… Era tan flexible… Te dejaba hacer casi cualquier cosa como a ti te salía de las narices, no como tu tirano ERP. Y así con esa nostalgia te fabricas una Excel que conviva con el super programa y algunas cosas las llevas desde allí. Resulta que eso que tú has hecho también comienza a hacerlo el resto de tu plantilla. En pocos meses se genera un sistema de información paralelo cuya justificación es la complementariedad con el ERP oficial, que vaya gracia porque te has gastado en él una buena pasta…
Como consultores hemos visto esto montones de veces. Cuando llegamos a una empresa y recabamos información de los distintos integrantes del equipo, nos la entregan exhibiendo orgullosos sus creaciones en Excel. “De esto si que me fio” “Aquí tienes el dato” “El programa informático no lo calcula” “El ERP no lo hace así”. Tu equipo trabaja dentro y fuera del ERP, los mismos datos se “pican” varias veces y por distintas personas, se invierte tiempo y energía extra porque cada cual se fabrica solución para “lo suyo”.
Si en tu empresa estás en ese punto, cabe reflexionar.
- Solo te afecta en lo que respecta a emisión de informes específicos.
Puedes tener un buen ERP y que éste no haga todos los informes que tu quieres o tus clientes te solicitan, pero los datos para prepararlos están ahí.
¿Qué hacer entonces para resolver el tema? Recomendamos recurrir a una aplicación de Business intelligence. Hay muchas buenas y asequibles. Conectan con la información que ya tiene el ERP y extraen los datos con gran flexibilidad para adaptarse a los formatos que se desee y con velocidad en la ejecución. Definirás un informe y lo tendrás actualizado en tiempo real tantas veces como quieras.
Desde luego lo que no aconsejamos es regresar a las Excel para resolver esta cuestión y perder la integridad y eficiencia que proporciona el dato único (un dato se introduce solo una vez la aplicación, por la persona que se determine normalmente la primera que accede a él en la operatoria habitual de la empresa).
A veces no se recurre a estas herramientas de Business intelligence por desconocimiento de su existencia o porque su uso requiere cierto entrenamiento (fácil de adquirir y con la posibilidad de rentabilizarlo rápidamente) y hay que luchar contra la inercia de que “la Excel ya me la sé”.
- Si más allá de lo que hemos comentado en el punto anterior (obtener informes específicos), necesitas de verdad esas excels para llevar tu gestión, estás en un lio. La cosa es que probablemente no has elegido el ERP que de verdad necesitabas, porque estás haciendo piruetas para que tu empresa y sus necesidades se adapten a él y no al revés.
Una hoja de cálculo es un recurso fantástico, pero hace lo que hace y sirve para lo que sirve. Si se convierte en una colección de parches para que un ERP no haga aguas, le estamos pidiendo peras al olmo.
¿Hasta donde tiene que adaptarse a tus necesidades un ERP? Hasta lo que necesites, hasta lo que te garantice que la gestión es consistente, eficiente, respete como decíamos la política del dato único en la introducción de información, permita que todos los usuarios trabajen de modo simultaneo nutriendo unos puestos a otros. Hasta el punto de ofrecerte fiabilidad en cada aspecto de la gestión de tu negocio.
Hoy mismo puedes hacer el ejercicio de preguntar a tu gente si tienen excels para “solucionar cosas”. Seguramente te las enseñen muy orgullosos de sus creaciones, suelen ser páginas curradas y bien pensadas, es normal que estén contentos de eso. Tu no estarás tan contento, pero entenderás algo que es la esencia de PROXIUM, nuestro ERP, entenderás lo que significa un estándar a medida. Nuestro trabajo es ser capaces de darte una herramienta que sea como una membrana que envuelva a tu empresa, que adopte la forma de tu negocio, que sea elástica para crecer con él, que tampoco le quede grande, que se le ajuste perfectamente y que haga innecesaria la proliferación de bien intencionadas excels de taifas.