En PROXIUM, Como comentábamos en el post anterior (link al post anterior), estamos convencidos de que, para mejorar la eficiencia de una empresa, es esencial medir y analizar sus procesos.
Para definir indicadores a este respecto, recomendamos partir de un punto de nuestra operativa que no esté marchando muy bien.
Imaginemos que estamos midiendo el tiempo de preparación de cargas en expedición porque en el muelle de carga se nos acumula el trabajo y tenemos camiones esperando. Supongamos que ya tenemos datos extraídos de nuestro SGA sobre los tiempos de preparación de distintas expediciones. ¿Qué hacemos con estos datos?
Los datos en sí, como valores absolutos no nos estarán definiendo por completo el problema. Será conveniente tener con qué comparar. ¿Hemos definido previamente un valor teórico para ese dato que sea alcanzable por nuestra organización y consideremos adecuado? Por ejemplo, ¿Hemos cronometrado alguna preparación de expedición y desde ahí hemos determinado un valor estándar medio? Si contamos con esta referencia podremos comparar los datos obtenidos con este estándar. Si estamos por encima se encenderá una “luz roja”.
Pero no es suficiente con ver esta alarma ¿Qué hacemos ahora?
Tiramos del hilo del ovillo. Analizamos qué ha sucedido específicamente en esas preparaciones de expediciones que se salen de la norma para localizar que hay detrás de los números.
- ¿Coinciden las incidencias detectadas con un operario en concreto? Podría tratarse de una persona recién incorporada al equipo que aún no ha alcanzado un punto óptimo en su curva de aprendizaje.
- ¿Coinciden con la preparación de un tipo de producto en particular? Podría estar dando problemas su embalaje por ser especialmente frágil o voluminoso, o pesado.
- ¿Estamos empleando el mejor método para realizar la preparación o detectamos que hay alguna tarea susceptible de ser mejorada?
- ¿El estándar que calculamos para hacer la comparativa fue realista?
- ¿En qué aspectos está afectando esta incidencia a otras áreas de la empresa? ¿Estamos determinando el precio de nuestros servicios teniendo en cuenta unos tiempos de preparación excesivos? ¿Supone esto que nuestros precios son menos competitivos que los de nuestra competencia?
La casuística puede ser muy variada. En cualquier caso, cuando localizamos el problema el siguiente paso será definir la acción correctiva pertinente para que no vuelva a repetirse. De nada sirven los informes si no desencadenan acciones y si no se traducen en mejoras.
Y con esto ya estaría… ¡Pues no! Si paramos aquí, tenemos pan para hoy y hambre para mañana. Nos queda una fase de este trabajo sumamente importante: El seguimiento.
¿Cómo hacer seguimiento para valorar la efectividad de las medidas correctoras?
Os contaremos como lo planteamos en PROXIUM en el siguiente post