“Lo que no se mide, no se puede mejorar”. En PROXIUM estamos plenamente convencidos de la veracidad de este conocido dicho empresarial.

En nuestras visitas a empresas de todos los tamaños y sectores, hemos detectado que muchos aspectos cruciales de sus operaciones, clientes y mercados simplemente no se miden. La falta de esta información suele traducirse en oportunidades de mejora perdidas.

Si no mides algo, no puedes saber con exactitud cómo está funcionando. Como consultores, sabemos que detrás de estas mediciones puede esconderse una mina de oro. Entonces, ¿por qué hay tantas empresas que no las aprovechan?

En la mayoría de las empresas, los equipos de trabajo están tan absorbidos por el día a día que dedicar parte de su tiempo a la medición y análisis de datos no entra en sus planteamientos. Y en el caso excepcional de que se decidan a hacerlo, a menudo no saben bien por dónde empezar.

Si decides dar el paso para medir, te vas a enfrentar a varios desafíos:

• ¿Qué mido y qué quiero saber con esa medida? ¿Cuál es mi objetivo? No suele estar claro cuáles serían los datos, KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) más adecuados.
• ¿De dónde saco la información? En muchos casos, el dato que interesa ya está dentro de la aplicación informática. Si se dispone de un buen ERP/SGA, los datos estarán disponibles de modo casi automático, sino para cuando se obtenga el dato puede que la situación ya haya variado o la fiabilidad del valor pueda resultar cuestionable.

También es posible que sí se disponga de una buena herramienta informática pero no se sepa extraer la información en la forma deseada (por periodos, secciones, productos, tipos de servicio, etc.). 

• ¿Cómo calculo? En ocasiones el dato que interesa requiere cálculos, definir ratios, comparaciones con otras variables, y no se sabe bien cómo realizarlo.

Supongamos que eres una empresa que sí quiere aprovechar la ventaja de estas mediciones. Determinar qué se va a medir es muy importante. Veamos por qué con un ejemplo:

1. Medimos la “ocupación del almacén”: De los datos de existencias, entradas y salidas de nuestro ERP/SGA es fácilmente extraíble esta información. Pero ¿qué mejoras podemos extraer de ahí? Saber si estoy al 40% o al 90% de la ocupación podríamos saberlo con solo darnos un paseíto por el almacén, con lo que, a lo sumo, nos ayudaría a saber si necesitaremos contar con espacio extra en un momento determinado.
2. Medimos los  “tiempos de trabajo de los operarios en nuestro almacén”: Con PROXIUM ERP/SGA, desde el momento que alguien, con un usuario y una contraseña, inicia una descarga, una carga, … es muy sencillo, saber lo que ha tardado en realizar una tarea, cuántos productos ha manejado, de qué tipo, con qué incidencias. De este tipo de KPIs se deriva información que nos puede ayudar no solo a conocer qué pasa, si no a advertir en dónde podemos actuar para mejorar. 

Lo ideal para determinar qué medir es centrarnos en puntos de nuestra actividad que son conflictivos, igual no sabemos a ciencia cierta cual es el problema en esa área, pero sí sabemos que hay algo que no funciona bien. No hace falta hacer mediciones muy sofisticadas, algo sencillo, que sea como la punta de un ovillo de la que tirar.

Y con esos datos, ¿qué hacemos luego? Lo vamos a contar en el siguiente post.